25 Fév 2022 Article partenaire
Le Centre des congrès de Québec est partenaire du Sommet événementiel qui aura lieu le 17 mars prochain. Pour l’occasion, les Formations Infopresse se sont entretenues avec Ann Cantin, directrice, communications et mise en marché et Marc Poirier, directeur, gestion immobilière et soutien aux événements, pour en savoir davantage sur les pratiques innovantes du Centre des congrès de Québec.
Formations Infopresse: Quelles sont les bonnes pratiques pour réaliser un événement écoresponsable?
Ann Cantin: D’abord, il importe de définir ses objectifs écoresponsables dès le départ. De cette façon, on peut choisir un espace, des fournisseurs et des partenaires qui partagent les mêmes valeurs environnementales. Dès le départ, le sujet doit faire partie des communications. De cette façon, on peut communiquer aux différents intervenants les attentes et les contraintes. Lorsque l’événement est bien communiqué d’emblée, les congressistes ont ensuite toutes les informations nécessaires pour amener ces protocoles dans leur milieu pour ensuite reproduire des pratiques plus écoresponsables qui ont aussi un impact positif sur le plan social.
Marc Poirier: Dans l’organisation même de l’événement, on doit bien planifier les dépenses, notamment de réduire nos achats. De cette façon, on a moins de matières résiduelles. On peut ensuite penser en termes d’achat local, parce que prioriser la communauté a une incidence sur le volet de production de transport. Ici, au Centre des congrès de Québec, on intègre ces pratiques depuis longtemps. En 2007, les gens arrivaient avec des caisses de documents à partager. Maintenant, on invite les événements à éviter le papier, à rendre disponible l’information sur le Web. Même chose avec les bouteilles d’eau. On propose des fontaines sans contact. Les participants sont donc invités à amener leurs propres bouteilles d’eau réutilisable.
Formations Infopresse: Quelle est concrètement la différence d’empreinte carbonique entre un événement écoresponsable et un événement qui ne le serait pas?
M.P.: C’est le genre de chose qu’on peut dire après, une fois qu’on a comptabilisé l’empreinte carbonique. Ici au Centre des congrès, le développement durable est ancré dans nos habitudes depuis notre ouverture. Le client est assuré que l’espace gère son énergie et son eau de façon efficace. On a été en mesure de démontrer qu’on avait réduit notre utilisation d’eau de 70% et que notre consommation de GES avait diminué de 50%. On invite aussi nos clients à réduire leurs déchets parce que la réduction de matière résiduelle est aussi un enjeu important.
Formations Infopresse: Quelles sont les bonnes pratiques pour réaliser un événement écoresponsable?
A.C.: On doit le prévoir. Il faut que l’objectif soit clair dès l’émergence de l’idée du congrès. On peut ensuite faire des choix conséquents et s’assurer de l’adhésion des équipes. Ça peut être tentant de se détourner de nos objectifs par facilité, mais si tout le monde avance dans une direction commune, on arrivera à prendre des décisions plus ardues parfois, mais qui participeront au succès des plans préétablis.
Formations Infopresse: Est-ce qu’un événement virtuel est vraiment plus écoresponsable qu’un événement en salle?
M.P.: On dirait oui d’emblée, mais quand on y regarde de plus près, il y a une empreinte énergétique importante à un événement virtuel en terme notamment de bande passante, de stockage. Le client n’a pas toujours le contrôle là-dessus. Le mode virtuel ne lui permettra pas de pleinement calculer l’impact environnemental de son événement. Un événement traditionnel, on peut plus facilement mesurer son empreinte, développer des solutions et faire de la sensibilisation.
Formations Infopresse: Quels sont les avantages d’un événement écoresponsable?
A.C.: Mis à part l’impact environnemental, il y a un effet positif sur l’image tant de l’organisateur de l’événement que du participant. Il sera plus facile de vendre son événement à des congressistes en mettant en valeur les mesures que l’on compte appliquer. Dès qu’on a lancé notre programme d’événements écoresponsables en 2007, on a senti un intérêt des grandes corporations, des institutions financières et de grandes compagnies d’assurances, qui voyaient déjà l’intérêt d’agir de façon responsable. Certains craignaient peut-être une augmentation des coûts, mais ces coûts peuvent souvent être commandités. Il y a quelques années, il était plus difficile de s’assurer que l’événement soit responsable de bout en bout, mais aujourd’hui, on a plusieurs partenaires qui y participent aussi. On offre d’ailleurs des services d’accompagnement payant pour les clients qui souhaitent être aidés dans la planification.
Formations Infopresse: Qu’est-ce que le Centre des congrès de Québec offre de différent pour les organisateurs d’événements qui voudraient réduire leur empreinte écologique?
M.P.: On agit à titre de facilitateur. À la base, on s’occupe de beaucoup de choses. On fait tout ce qui est possible pour éliminer le plastique. Notre service alimentaire est développé par un chef qui a en tête de promouvoir des produits locaux. Ses menus racontent des histoires sur la provenance des produits et sur les producteurs alimentaires des environs. C’est important pour nous que cette démarche soit aussi une façon de contribuer socialement en redonnant à la collectivité.
Formations Infopresse: Quelle est la vision à court et moyen et long terme du Centre des congrès de Québec?
M.P.: On a été pionnier dans ce domaine. Notre objectif est de demeurer pionnier. Nous souhaitons rester une référence dans le domaine de l’écoresponsabilité.
A.C.: Marc a souvent fait des conférences à ce sujet. On aimerait d’ailleurs, à moyen terme, créer une sorte de DAVOS de l’événementiel écoresponsable. Nous sommes en discussion à ce sujet. Nous avons la chance de pouvoir compter sur la collaboration de grands partenaires ici à Québec.
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Le Centre des congrès de Québec vous partage quelques précieux conseils pour effectuer votre virage vert à l’occasion de vos prochains événements!