Une tendance majeure s’est glissée dans le monde du travail ces dernières années : la communication en mode hybride. Il y a deux ans, nous avions du mal à envisager cette possibilité. Aujourd’hui, pourtant, cette tendance se veut la nouvelle norme et dès lors une question se pose : comment communiquer adéquatement au sein des équipes de travail dans un tel contexte?

Voici 3 pistes de solutions retenues par notre participante au Sommet communications internes et culture d’entreprise du 7 juin dernier, Sophie Morfaux, conseillère en stratégie du changement de chez IDN CONSEIL, pour composer avec le mode hybride.

1. Aménager les espaces de travail

Faire 5 ou 6 rencontres en ligne, c’est épuisant. À la maison ou au bureau, cela demande un environnement ergonomique bien pensé et un équipement adapté pour prévenir la fatigue mais aussi pour favoriser de bonnes communications.

Ceci est d’autant plus vrai lorsque l’on doit développer son leadership en ligne. Comment travailler son image avec des rencontres Teams ou Zoom?

Nous y pensons peu et pourtant, cela nécessite un aménagement propice et du matériel de qualité. Une bonne image, un son clair peut faire toute la différence lors d’une intervention.

Au bureau, nous voyons de plus en plus d’installation de studios internes pour permettre aux équipes d’avoir des interactions de qualité avec ceux et celles qui sont à distance.

Se rendre au bureau, c’est aussi trouver ce que nous n’avons pas chez nous : plus de confort, une meilleure installation, un environnement stimulant qui favorise la collaboration ou la concentration.

2. Faire du présentiel un événement social

Pour que les équipes s’intéressent à nouveau au bureau, il faut qu’il y ait quelque chose d’unique qui n’existe pas dans un mode de travail à distance. Et la meilleure solution, c’est d’activer le lien social.

Pour se déplacer, il faut que cela en vaille la peine. Cela ne sert à rien de venir au bureau pour passer la journée sur Teams! Aujourd’hui, se rendre au bureau ne sert plus à travailler mais à développer des liens sociaux.

Une occasion de rencontrer son équipe de Direction

Venir au bureau est une parfaite occasion de rencontrer la Direction et de ramener les exécutifs au cœur des équipes. Cela permet à ces derniers de garder le contact et de demeurer accessibles. Voici quelques idées pour favoriser cet échange :

• La direction répond à vos questions autour d’un café.
• Partagez vos problèmes de terrain avec votre équipe de direction lors d’un diner.
• Votre VP passe la journée avec vous au bureau.

Une opportunité pour favoriser la créativité

La créativité s’exprime beaucoup mieux lorsqu’on est ensemble physiquement. Faites du présentiel un événement créatif pour stimuler l’innovation! Voici quelques idées pour y arriver :

• Rencontres de co-développement ou de résolution de problèmes
• Design de solution ou de services
• Création d’une vision collective ou de valeurs d’équipe

Développer le sentiment d’appartenance

On n’a pas forcément besoin d’investir beaucoup pour ramener les gens au bureau. Certains gestes simples peuvent avoir un impact important.

Rassembler les gens autour d’une célébration, d’une activité de reconnaissance ou d’une promotion peut être un excellent moyen de développer un sentiment d’appartenance.

C’est d’ailleurs dans ces moments-là que les employé·es sont plus enclin·es à se déplacer.

3. Toucher les gens de terrain

Avec l’instauration des canaux de communication virtuels, ne pas exclure ceux qui travaillent dans les usines ou sur les chantiers devient un défi.

Parfois, il faut savoir revenir à des communications plus traditionnelles si elles sont plus efficaces : infolettre, babillard, journal interne, etc. L’important, c’est de s’adapter à la réalité des équipes. On peut aussi poser la question simplement sur la meilleure façon de les rejoindre.

Au delà des communications corporatives, il faut trouver des espaces de dialogue pour permettre aux employé·es de s’approprier l’information même lorsqu’ils n’ont pas accès à un ordinateur (par exemple les livreur·euses ou les ouvrier·ères de chantiers). Pour cela, les équipes de gestion sur place doivent être soutenues dans leur rôle. Voici quelques idées pour mieux communiquer sur le « terrain » :

• Créer des relais de communication sur place
• Afficher les informations du jour sur des écrans ou tout autre support disponible sur place
• Diffuser des messages audios ou des balados pour les écouter en déplacement
• Organiser des séances de groupe pour le visionnement de rencontres

Toucher les gens de terrain, c’est aussi parler d’eux. Publier des témoignages, mettre en valeur les talents, leur permettre de dialoguer sont des moyens efficaces de les inclure dans la culture d’entreprise.

Ce que l’on aime voir, ce sont les gens, pas tant les nouvelles corporatives.

Conclusion

Si la vidéo conférence est devenue une commodité, elle ne remplacera jamais le lien social qui peut s’établir en présentiel. Mais vouloir faire revenir les gens aux bureaux 3 ou 4 jours semaines est illusoire.

Il faut repenser notre façon d’interagir selon le travail qui est à faire. Comme dans tout plan de communication, il faut se demander ce que l’on attend de son équipe pour choisir le meilleur canal de communication.

Communiquer est avant tout une stratégie.

Un grand merci à Sophie Morfaux qui a été inspirée par sa participation au Sommet communications internes et culture d’entreprise le 7 juin 2023.

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D’après les contenus des conférencier·ères :

Charles Lalumière, Président EDGE Futur Immersive Virtual Studio
Marie-Christine Chamberland, Directrice culture et communications internes, SidLee
David Simard, Gestionnaire en communication interne et mobilisation des employés, EXO
Rémi Roche, Consultant et coach Agile
Frédéric Nadeau, Leader en transformation organisationnelle, CDPQ
Mathilde Einhorn, Présidente MEImpact et formatrice Infopresse