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    Applications : 5 règles d’or pour favoriser sa productivité

    Gagner en productivité grâce aux applications numériques, c’est possible. Encore faut-il respecter plusieurs principes pour bien choisir ses outils, pour soi et son équipe. Jean-François Renaud, associé et co-fondateur d’Adviso, dévoile les bons réflexes à adopter.

    Objectif numéro 1: le gain de temps

    Jean-François  renaud

    adviso

    «Mon objectif? Épurer mon quotidien en refusant les processus trop longs.» Pour Jean-François Renaud, une bonne application utilisée dans le cadre professionnel doit avant tout remplir une mission: faire gagner du temps à son utilisateur. Qu’elle soit utilisée de manière personnelle ou collective, l’application ne doit pas rajouter des processus et être simple dans sa prise en main. «Pour faire signer des documents à distance, j’utilise Docusign. Le gain de temps est incroyable. Auparavant, lorsqu’il fallait obtenir une signature numérique, on devait la scanner, puis la convertir au format numérique et enfin l’insérer sur le document. Docusign efface toutes ces tâches rébarbatives», illustre-t-il.

    Favoriser les applications synchronisées

    «G Suite touche au moins 80% de mon quotidien professionnel.»

    Pour booster sa productivité, Jean-François Renaud conseille de miser sur l’interopérabilité des applications. «À titre personnel, je suis 100% Google. G Suite touche au moins 80% de mon quotidien professionnel», dit-il. Création (textes, feuilles de calculs, enquêtes, présentations, listes …), communication (mail, chat, vidéoconférences) et stockage de fichiers sont quelques-unes des nombreuses fonctionnalités disponibles au sein de G Suite. «Tous ces outils sont synchronisés sur ordinateur, téléphone et tablettes et fonctionnent ensemble. Par exemple, à partir d’un événement créé sur Calendar, on obtient automatiquement un numéro Hangout. Ce n’est peut-être pas le meilleur agenda en ligne, ni le meilleur logiciel de vidéoconférence, mais tout est intégré, simple et rapide.»

    Préférer les outils collaboratifs

    Pour gagner en efficacité, l’associé et co-fondateur d’Adviso conseille aux professionnels de miser sur des outils collaboratifs. À ce titre, G Suite se distingue encore par ses nombreux outils pensés pour la gestion de projets en équipe. «Au quotidien, nous utilisons Google Keep, une application nous permettant de travailler à plusieurs sur des notes, listes, photos et fichiers audio», explique-t-il. En outre, Jean-Francois Renaud recommande l’utilisation de Trello, un outil de gestion de projet en ligne basé sur des tableaux, listes et cartes. Disposant de nombreuses fonctionnalités collaboratives et d'une ergonomie pensée pour le travail à plusieurs, l'outil est utilisé par des entreprises de toutes tailles.

    «Il existe également de nombreux outils pour discuter avec ses collaborateurs. Slack et Google Chat sont deux très bonnes applications pour échanger et collaborer, en duo ou en groupe.»

    Mettre en place une gouvernance

    «On peut avoir la meilleure solution de la planète, si chacun l’utilise à sa façon, ça ne fonctionne pas.»

    Dès qu’une application est proposée au sein d’une entreprise, cette dernière doit penser à sa gouvernance. «Pour les discussions instantanées, il faut instaurer des règles sinon les dérangements sont constants», dit Jean-Francois Renaud. «Nous vivons dans un monde où la notion de concentration est une denrée rare, et les applications ne doivent pas se retourner contre nous. Aux entreprises d’harmoniser les outils numériques au sein de leurs équipes. On peut avoir la meilleure solution de la planète, si chacun l’utilise à sa façon, ça ne fonctionne pas», ajoute-t-il.  

    Refuser la prolifération des outils

    «Dans beaucoup d’entreprises, on constate une prolifération des outils numériques.»

    Dernier conseil: toujours évaluer le besoin réel pour soi et son équipe avant de mettre en place un nouvel outil : «Aujourd’hui, dans beaucoup d’entreprises, on constate une prolifération des outils numériques censés améliorer la productivité. Ici, la règle du Less is More s’applique: Quels sont les outils essentiels dont nous avons besoin, pour soi et/ou pour son équipe, et quelles sont les choses dont on peut se passer? Comment maximiser son utilisation pour être productif?»